第一條  為規范基金會(huì )檔案管理工作，特制定本辦法。

第二條  歸檔的文件材料必須按類(lèi)別立卷，以年度為線(xiàn)索?；饡?huì )在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。

第二章 檔案管理原則

第三條  全體工作人員應樹(shù)立檔案意識，凡反映基金會(huì )工作的一切有效資料和文字記錄都屬于基金會(huì )檔案留存的歷史資料。

第四條  行政部應建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限。

第三章 檔案的收集管理

第五條  堅持部門(mén)收集、管理文件材料制度。

第六條  各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度，根據本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，管理好平時(shí)文檔。

第七條  公文承辦人員應及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)部門(mén)主管批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門(mén)歸卷。

第四章 歸檔范圍

第八條  行政檔案

（一）上級主管部門(mén)及其他單位相關(guān)往來(lái)文件；

（二）基金會(huì )制定的各種文件、辦公會(huì )記錄及通知；

（三）基金會(huì )名義出具的請示、報告、函復等文件；

（四）專(zhuān)職、兼職人員的人事簡(jiǎn)歷及相關(guān)資料；

（五）基金會(huì )的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會(huì )議紀要、統計報表等。

第九條  財務(wù)檔案

（一）基金會(huì )日常支出財務(wù)報銷(xiāo)憑證、帳目、審批手續及報表；

（二）捐贈收據等入帳單據；

（三）預算計劃、審計報告、統計報表等重要財務(wù)文檔。

第十條 項目檔案

（一）項目建議書(shū)、項目概要、在申請時(shí)提供的輔證材料；

（二）項目協(xié)議；

（三）項目實(shí)施過(guò)程中各階段的報告；

（四）項目管理過(guò)程記錄，包含各階段的檢查表；

（五）項目實(shí)施過(guò)程交流材料；

（六）項目評估的評定意見(jiàn)；

第十一條 傳播資料檔案

（一）基金會(huì )各類(lèi)物品制作及印刷品；

（二）媒體報道部門(mén)原件剪報；

（三）照片、影片、錄音、錄像、視頻等；

（四）階段性匯總歸檔材料；

（五）資助項目的傳播素材。

第五章 立 卷

第十二條  為統一立卷規范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部門(mén)配合，行政部負責組卷、編目。

第十三條  案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機聯(lián)系，區別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

第十四條  歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。

第六章 檔案的銷(xiāo)毀

第十五條  對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷(xiāo)毀清冊，該清冊永久保存。

第十六條  辦理銷(xiāo)毀手續，經(jīng)秘書(shū)長(cháng)批準，方能銷(xiāo)毀。

第七章 檔案借閱、利用工作

第十七條  案卷一般僅供在安徽省康養慈善基金會(huì )閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。

第十八條  借閱期限不得超過(guò)兩個(gè)星期，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。

第八章 附 則

第十九條  各部門(mén)應積極采用電腦信息系統對檔案進(jìn)行管理，提高管理效率。

第二十條  本辦法由行政部解釋、補充，由基金會(huì )理事會(huì )批準執行。